Zeitmanagement ist mehr als nur eine Planungshilfe!
Letzte Woche hat der Berufsverband Hauswirtschaft angefragt, ob ich mir vorstellen kann, auf der Fachtagung der Hauswirtschaft im November zum Thema „Arbeiten – Leben – in Balance bleiben“ zu referieren.
Nachdem das notwendige Informationsmaterial und die Themenauswahl mit Beispielen aus der Praxis zusammengestellt waren, kam mir der Gedanke, dieses Thema in meiner aktuellen Newsletter-Ausgabe ebenfalls aufzugreifen.
Zeitmanagement zur Selbstregulation
Unter Zeitmanagement versteht man im Rahmen des Selbstmanagements alle Maßnahmen, die zur Verfügung stehende Zeit möglichst effektiv zu nutzen.
Auf der strategischen Ebene des Zeitmanagements geht es um die Entwicklung von zeitbezogenen Strategien. Diese werden anschließend auf der operativen Ebene durch konkrete Maßnahmen umgesetzt.
Obwohl das Arbeiten mit einer To-do-Liste, also die Auflistung aller täglich, wöchentlich, monatlich und jährlich anfallenden Aufgaben, bekannt ist, steht deren praktischen Umsetzung oft auf einem anderen Blatt Papier. Das stelle ich immer wieder fest, wenn ich Hauswirtschafts- oder Objektleitungen danach frage, wie sie ihren Tagesablauf strukturieren.
Jedoch ist sie der wichtigste Bestandteil für eine optimale und stressvermeidende Termin- und Aufgabenplanung. Gerade dann, wenn eine hohe Termindichte zu Stress und Fehlern führen kann, steht eine perfekte Terminierung für Stressreduktion.
Die Alpen-Methode
Die gängigste Methode des Zeitmanagements ist die ALPEN-Methode.
A > Aufgaben festlegen
L > Länge der hierfür benötigten Zeit planen
P > Pufferzeiten berücksichtigen
E > Entscheidung für Prioritäten
N > Nachkontrolle durchführen
Dabei beobachte ich häufig, dass hierbei die größte Herausforderung für viele ist, die eigene Prioritätenliste festzulegen. D.h. die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit in eine Rangfolge zu bringen, um dann entscheiden zu können, welche Aufgaben können delegiert werden, welche müssen selbst und zwar zeitnah erledigt werden usw.
Genau das ist eine Kernkompetenz innerhalb des Zeitmanagements, sich nur noch um die wichtigsten Dinge selbst zu kümmern.
Das Delegieren setzt jedoch Vertrauen in die betreffenden Personen voraus.
Eisenhower-Prinzip
Das Eisenhower-Prinzip eignet sich, um Klarheit in die unterschiedlichsten Aufgabenstellungen zu bringen, diese nach Wichtigkeit und Dringlichkeit einzustufen.
Pareto –Prinzip
Die Pareto-Regel erinnert daran, dass oft 80 Prozent der Ergebnisse mit 20 Prozent des Gesamtaufwandes erreicht werden können.
Natürlich gilt die Pareto-Regel nicht für alle Aufgabenstellungen. Sie soll uns jedoch bewusst werden lassen, dass viele „Scheinaufgaben“ bestehen, die viel Zeit binden oder erst gar nicht erledigt werden müssten.
Ich nenne es gerne „Arbeit spielen“ – man ist beschäftigt, aber sie bringt keinen erkennbaren Nutzen, sondern raubt eher wertvolle Zeit.
Störfeuer und Stress im Arbeitsalltag erkennen und bewältigen
Externe oder betriebsinterne Störungen beeinträchtigen die Zeitplanung. Dabei ist zu beachten, dass die Arbeitsleistung durch häufige Störungen beim Arbeitsablauf um 28 % sinken kann.
Störfeuer sind:
unerwartete Termine (Betriebsprüfung, Gewerbeaufsichtsamt, Gesundheitsamt, Zoll usw. )
Zeitdiebe (lange Telefonate, Wartezeiten, Verspätungen, ungeplante Mitarbeitergespräche usw.)
unerwartete Besucher (Außendienstmitarbeiter, ehemalige Mitarbeiter, Bewerber usw.)
Störungen im Netzwerk (Server-Absturz, Überlastungen des Netzwerks)
Fehler & Perfektionismus
Aufschieberitis / Prokrastination (Aufschiebung von unangenehmen Aufgaben)
P.S. Manche von uns neigen dazu, unangenehme oder schwierige Aufgaben aufzuschieben und erledigen zuerst die weniger anspruchsvollen Aufgaben. Somit verfolgen und stressen uns die unangenehmen Aufgaben bis zur deren Erledigung. Neue Strategien sind zu überlegen, um hier Abhilfe zu schaffen z.B. durch Delegieren.
Zeiteinteilung und Pausen machen
Der Experte für Zeitmanagement Lothar J. Seiwert hält es für angebracht, im Zeitmanagement
ca. 60 % der Arbeitszeit für geplante Aktivitäten zu reservieren
ca. 20 % für unerwartete Störungen und Zeitdiebe freizuhalten
ca. 20 % für spontane und soziale Aktivitäten zu verwenden
Wer von uns glaubt, dass wir stundenlang mit gleichbleibender Produktivität arbeiten können, der irrt sich gewaltig. Denn nach spätestens 90 Minuten benötigt der Kopf eine kurze Pause.
Die sogenannte Pomodoro-Technik empfiehlt sogar, alle 25 Minuten eine 5-Minuten Pause einzulegen.
Zeitmanagement ist auch Selbstfürsorge!
Tätigkeitsstand dokumentieren und kontrollieren
Wichtig ist, den Überblick über die zahlreichen meist parallel laufenden Arbeitsschritte zu behalten und Kenntnisse darüber zu haben, welcher Prozess sich gerade in welchem Stadium befindet.
Die Kanban-Tafel eignet sich gut dafür, den Workflow zu visualisieren. Eventuelle Engpässe werden so erfasst und können zeitnah behoben werden.
Sie wird in der Grundversion in drei Spalten unterteilt, auf die dann jeweils Haftnotizen oder Karteikarten mit der jeweiligen Aufgabe angebracht werden.
Ich wünsche Ihnen viel Spaß und Erfolg beim Ausprobieren und Umsetzen.
Ihre Susanne Dolstra
Fällt es Ihnen gerade wie Schuppen von den Augen, dass Ihre Verantwortlichen in der Reinigung Unterstützung bei der Erstellung Ihrer Prioritätenliste benötigen, dann rufen Sie an oder schreiben eine Email und vereinbaren Sie einen Termin mit mir.